Naše společnost se věnuje mimo jiné organizaci kongresů, konferencí a dalších vzdělávacích a společenských akcí. V rámci této činnosti dochází ke zpracování osobních údajů účastníků a dalších fyzických osob.

Informace o zpracování osobních údajů
Správcem Vašich osobních údajů je společnost Hillary consulting s.r.o., IČO:28006291, Sady Pětatřicátníků 33, Plzeň, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Plzni, oddíl C, vložka 21138.
Kontaktní e-mail kancelar@hillaryconsulting.com.
Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů.

Vaše osobní údaje zpracovávané naší společností a účel zpracování těchto údajů

Registrace a účast na akci
Pokud jste se registroval/registrovala na konkrétní akci, kterou naše společnost pořádá nebo organizačně zajišťuje, odesláním přihlašovacího formuláře jste nám poskytl/poskytla Vaše osobní údaje v rozsahu jejich vyplnění do formuláře (zejména titul před a za jménem, jméno, příjmení, adresa bydliště, e-mailová adresa, případně fakturační adresa, IČO/DIČ). Rozsah osobních údajů se pro konkrétní akci může lišit. Určující je registrační formulář.
Pokud jste se registroval/registrovala na konkrétní akci telefonicky, rozsah osobních údajů odpovídá osobním údajům poskytnutým telefonicky.
Účelem zpracování Vašich osobních údajů je zajištění Vaší účasti na konkrétní akci ze strany naší společnosti, včetně všech souvisejících aktivit (např. vyhotovení delegačenky/jmenovky, vystavení certifikátu/potvrzení účasti apod.). Současně tyto údaje slouží k vyúčtování našich služeb po skončení akce.
Právní základ pro zpracování je splnění smlouvy, kterou s naší společností uzavíráte. Její předmět odpovídá výše popsanému účelu, tj. zajištění Vaší účasti na příslušné akci, včetně souvisejících aktivit.
Vaše osobní údaje zpracováváme pro tento účel po dobu trvání příslušné akce, dále po dobu do celkového vyúčtování služeb a uzavření akce a dále je archivujeme po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy (zákon o účetnictví, daňové právní předpisy).

Práce s abstrakty a jinými díly v rámci odborného programu akce
Pokud jste správci poskytl/poskytla Váš abstrakt nebo jiné dílo určené pro zařazení do odborného programu akce, bude správce zpracovávat Vaše osobní údaje uvedené v rámci elektronického formuláře k vyhodnocení a příp. zařazení Vašeho díla do programu akce. O zařazení/nezařazení budete informováni.
Takové zpracování je založeno na oprávněném zájmu správce na zajištění odborného programu akce. Vaše osobní údaje pro tento účel bude správce zpracovávat po dobu trvání příslušné akce do uzavření akce a dále je archivujeme po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy (zákon o účetnictví, daňové právní předpisy).
V případě následného uveřejnění Vašeho díla v návaznosti na akci správce uveřejní i Vaše jméno a příjmení, příp. titul, za účelem označení Vás jako autora díla. Toto zpracování správce provádí na základě právní povinnosti, která se na organizátora vztahuje dle autorského zákona. Vaše osobní údaje budou uveřejněny po dobu, dokud bude uveřejněno i Vaše dílo.

Audiovizuální záznam z akce
Pořadatel akce může bez nutnosti dalšího souhlasu delegátů používat a zveřejňovat fotografie a videozáznamy pořízené během kongresu ve zprávách o kongresu a/nebo v budoucích marketingových materiálech. Přihlášením na tuto akci účastníci berou na vědomí a souhlasí s tím, že během akce mohou být pořízeny fotografie, zvukové záznamy nebo videozáznamy, které mohou zahrnovat rozpoznatelné fotografie nebo hlasy účastníků a tyto mohou být dále rozmnožovány a rozšiřovány na webu akce.
Akce se koná na veřejném prostranství a účastníkům, vystavovatelům, sponzorům a médiím je povoleno fotografování, videozáznam nebo zvukové nahrávky některých kongresových aktivit. Pořadatel si vyhrazuje právo použít fotografie pořízené na akci s Vaší fotografií na sociálních médiích a/nebo v budoucích marketingových materiálech. Organizátor neodpovídá za použití Vaší fotografie třetí stranou.

Další služby poskytované v souvislosti s akcí
V případě, že jste si u naší společnosti objednal/objednala vedle registrace na akci i zajištění dalších služeb (např. ubytování, doprava apod.), budeme zpracovávat Vaše osobní údaje také pro účely zajištění konkrétně poptávané služby.
Pro tento účel bude naše společnost zpracovávat Vaše osobní údaje vyplněné do registračního formuláře a/nebo objednávky, zejména v rozsahu jméno, příjmení, adresa bydliště, fakturační adresa, e-mailová adresa, a to v závislosti na povaze služby, kterou jste objednal/objednala.
Naše společnost zajišťuje tyto služby pouze organizačně, tj. neposkytuje přímo uvedenou službu. Pro tento účel spolupracuje s jinými subjekty, které službu poskytují (hotely, přepravní společnosti, taxislužby, stravovací zařízení apod.). Pro účely poskytnutí konkrétní služby budou Vaše osobní údaje předány konkrétnímu příjemci – poskytovateli služby. Bližší informace o příjemci Vašich osobních údajů se dozvíte v průběhu naší komunikace, případně na základě Vaší žádosti.
Vaše osobní údaje zpracováváme pro tento účel po dobu trvání příslušné akce a/nebo poskytování dané služby, dále po dobu do celkového vyúčtování služeb a uzavření akce a dále je archivujeme po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy (zákon o účetnictví, daňové právní předpisy).

Obecné podmínky při zpracování osobních údajů

Pro všechny výše uvedené účely platí, že:
- Vaše osobní údaje chráníme, aby nedošlo k jejich neoprávněnému užití či zpřístupnění osobám, které nejsou oprávněny je zpracovávat.
- Vaše osobní údaje nezveřejňujeme, pokud k tomu nemáme Váš souhlas.
- Pro zpracování Vašich osobních údajů využíváme služeb zpracovatelů – poskytovatelů IT systémů, přes které probíhá registrace, a poskytovatelů serverů, kde se údaje ukládají. Bližší informace o zpracovatelích nezveřejňujeme z důvodu ochrany Vašich osobních údajů před jejich neoprávněným získáním zásahem třetí osoby a z důvodu ochrany obchodního tajemství. Bližší informace lze poskytnout na základě Vaší žádosti.

Vaše práva
Máte právo získat informace o tom, zda Vaše osobní údaje zpracováváme nebo nikoliv. Pokud dochází ke zpracování Vašich osobních údajů, máte současně právo přístupu k Vašim osobním údajům a k informacím o zpracování.
Pokud o to požádáte, naše společnost Vám poskytne kopii zpracovávaných osobních údajů. Za další kopie, které byste si případně vyžádali, již naše společnost může účtovat poplatek na základě administrativních nákladů. O výši takového poplatku Vás bude naše společnost informovat předem.
Naše společnost zpracovává osobní údaje v dobré víře, že jde o údaje přesné a aktuální. V případě, že o Vás zpracováváme nepřesné nebo neúplné osobní údaje, máte právo, abychom takové údaje na Vaši žádost opravili či doplnili.
Máte tzv. „právo být zapomenut“, tedy právo na výmaz Vašich osobních údajů, v případech, kdy:
- Vaše osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány
- odvoláte souhlas, na jehož základě byly Vaše údaje zpracovávány, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování
- vznesete námitky proti zpracování založeném na oprávněném zájmu nebo veřejném zájmu a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování nebo proti zpracování pro účely přímého marketingu
- Vaše osobní údaje byly zpracovány protiprávně
V níže popsaných případech Vám náleží právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů:
- pokud popíráte přesnost Vašich osobních údajů, pak naše společnost omezí zpracování na dobu potřebnou k tomu, abychom jejich přesnost ověřili
- pokud je zpracování Vašich osobních údajů protiprávní, ale žádáte místo výmazu o omezení jejich použití
- pokud naše společnost Vaše osobní údaje již nepotřebuje pro účely zpracování, ale žádáte je pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků
- pokud vznesete námitky proti zpracování založeném na oprávněném zájmu, pak bude zpracování omezeno na dobu, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody naší společnosti nepřevažují nad Vašimi oprávněnými důvody uvedenými v námitce
V době omezení zpracování budeme Vaše osobní údaje zpracovávat pouze na základě Vašeho souhlasu s takovým zpracováním. Omezení se nevztahuje na uložení Vašich osobních údajů, nebo na jejich zpracování z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu.
Před obnovením zpracování Vašich osobních údajů Vás budeme předem informovat.
Právo vznést námitku máte v případě, že Vaše osobní údaje zpracováváme na základě oprávněného zájmu (našeho nebo třetí osoby) nebo ve veřejném zájmu. V případě Vaší námitky nebudeme Vaše osobní údaje zpracovávat, ledaže máme pro takové zpracování závažné oprávněné důvody, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. O takových oprávněných důvodech nebo nárocích Vás budeme informovat. V případech, kdy Vaše osobní údaje zpracováváme pro účely přímého marketingu, včetně profilování za tímto účelem, můžete námitku vznést kdykoliv. Na základě takové námitky již Vaše osobní údaje pro tyto účely nebudeme zpracovávat. 
Ve věci zpracování Vašich osobních údajů se můžete obrátit na příslušný dozorový úřad v členském státě EU. V České republice je takovým úřadem Úřad pro ochranu osobních údajů. Bližší informace o úřadu a jeho kontaktní údaje najdete na stránkách www.uoou.cz.